Wiemy już, czym jest adres do doręczeń w e-doręczeniach. Spróbujemy teraz wyjaśnić, czy adres do doręczeń ma posiadać urząd, czy gmina (powiat, województwo).

Problem pojawił się, kiedy zaczęliśmy wypełniać wnioski o utworzenie adresu do doręczeń. O ile w przypadku administracji rządowej problemu nie ma. Natomiast w administracji samorządowej problem pojawił się natychmiast. Czy we wniosku wpisywać: gminę (powiat, województwo), czy urząd gminy (urząd miasta, starostwo, urząd marszałkowski).

Moim zdaniem adres do doręczeń ma jednostka samorządu terytorialnego, a nie urząd. Uważam tak na podstawie art. 2 pkt 6 lit. a ustawy o doręczeniach elektronicznych. Ten przepis jako „podmioty publiczne” (które są zobowiązane do posiadania adresów do doręczeń) określa jednostki sektora finansów publicznych. Ustawa o finansach publicznych mówi, że jednostki sektora finansów publicznych to m.in. jednostki samorządu terytorialnego (art. 9 pkt 2 ustawy).

Natomiast w art. 155 ust. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych już wyraźnie ustawodawca posłużył się sformułowaniem „jednostki samorządu terytorialnego”. Jest to wprawdzie przepis przejśiowy, który mówi, od kiedy poszczególne podmioty mają stosować e-doręczenia. W przypadku administracji rządowej ustawodawca sformułował przepis inaczej. Przepis art. 155 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych mówi „organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy”. Ustawodawca wyraźnie więc wskazał, że w przypadku organów administracji rządowej, adresy do doręczeń mają mieć urzędy.

Gdyby w bazie adresów miały znajdować się urzędy gmin, starostwa i urzędy marszałkowskie, przepis art. 155 ust. 6 brzmiałby inaczej. Zgodnie z zasadą racjonalnego ustawodawcy, jeżeli inaczej sformułował art. 155 ust. 1, a inaczej art. 155 ust. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych, uczynił to nieprzypadkowo.

Czy jednak wskazanie we wniosku urzędu i wpisanie urzędu do bazy adresów elektronicznych jest błędem?

Moim zdaniem nie. Kwestia, czy w bazie widnieje urząd, czy jednostka samorządu terytorialnego, nie ma istotnego znaczenia. Prawidłowe oznaczenie organu lub jednostki samorządu terytorialnego (czasem też urzędu) musi pojawić się w dokumentach, wytwarzanych w trakcie działalności podmiotów publicznych. Natomiast oznaczenie tego podmiotu w bazie adresów do doręczeń nie ma aż tak istotnego znaczenia, żeby wywoływać gorące spory.

Oznaczenie, które widnieje w bazie adresów elektronicznych, możemy porównać do adresu na kopercie przy korespondencji papierowej. Nie ma on znaczenia dla prawidłowości dokumentu, który znajduje się w kopercie. Czy będzie na nim widniało „gmina”, „urząd gminy”, czy „wójt gminy” – nie ma znaczenia, list i tak dojdzie.